In deze verklaring legt de Hot ITem Groep uit welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt en wat het cookiebeleid is. De Hot ITem groep bestaat uit Hot ITem, Future Facts, Hot ITem Academy, HIbrid en DataTrust (hierna ‘Hot ITem’ genoemd), is gevestigd aan de Danzigerkade 19, 1013 AP te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 33297973.

Wij raden je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Bij vragen, klachten of verzoeken kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van Hot ITem (FG@hotitem.nl).

Ons privacybeleid

Jouw privacy is van groot belang voor Hot ITem. Graag informeren wij je over de wijze waarop wij omgaan met het verzamelen van informatie over de gebruikers van onze website, van contactpersonen van (potentiële) klanten en bezoekers van ons pand. Deze gegevens worden niet verkocht, verhandeld of gedeeld met derde partijen. De enige uitzondering hierop vormen de persoonsgegevens die middels cookies worden verzameld. Wij houden ons aan de eisen die de gegevensbeschermingswetgeving die in Nederland geldt stelt. Dit betekent onder andere dat we persoonsgegevens rechtmatig verwerken, deze gegevens goed beveiligen en deze alleen onder voorwaarden delen met derden.

Gebruik van persoonsgegevens

Wij willen bezoekers van deze website, contactpersonen van (potentiële) klanten, contactpersonen van leveranciers en pandbezoekers zo goed mogelijk van dienst zijn. Daarom verwerken we persoonsgegevens van de volgende personen:

  • Contactpersonen van klanten met wie een overeenkomst is gesloten
  • Contactpersonen van leveranciers van Hot ITem
  • Mensen die via deze website een informatie-aanvraag doen, zich inschrijven voor een event van Hot ITem of een artikel of andere items downloaden
  • Personen die zich inschrijven voor onze nieuwsbrief
  • Bezoekers die ons pand bezoeken
  • Bezoekers van onze website

Waarom verwerkt Hot ITem deze persoonsgegevens?

Wij gebruiken de persoonsgegevens om de informatie of services waar je om vraagt te kunnen leveren. Bijvoorbeeld om je een gepersonaliseerde e-mailing, waarvan wij denken dat die relevant voor je is, te kunnen sturen.

Dit zijn de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken:

  • Het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomsten, waaronder facturatie
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals administratie- en bewaarplicht t.b.v. de belastingdienst
  • Het verzorgen van toegang tot ons pand
  • Het vanuit service- of marketingdoeleinden via verschillende kanalen met jou communiceren
  • Het relevant maken van onze communicatie met jou, door de inhoud aan te passen aan jou interesses/klikgedrag
  • Het verbeteren van onze website en communicatie

Welke persoonsgegevens verwerkt Hot ITem?

Afhankelijk van de diensten en functionaliteit die je van ons gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens van jou verwerken:

  • Naam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Opt-in (toestemming) voor mailings
  • Bedrijfsnaam
  • Functie
  • Contactgeschiedenis
  • Surfgedrag  
  • Open- en klikgedrag in e-mailings
  • IP-adres
  • Cookie ID
  • Socialmedia ID

Uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens

Uitgangspunt is dat we niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden zoals die hierboven beschreven zijn. Wij verstrekken de gegevens nooit aan derden, tenzij we dat wettelijk verplicht zijn. De gegevens kunnen zowel in de EU (Europese Unie) als daarbuiten verwerkt worden. Verwerking buiten de EU vindt alleen plaats als er passende maatregelen zijn getroffen om te waarborgen dat de verwerking volgens de Europese regels (GDPR / AVG) plaatsvindt.

Bewaartermijn

Zolang er contact met je is, worden de persoonsgegevens bewaard. Vanaf het moment dat er geen contact meer is, worden de gegevens nog 2 jaar bewaard. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Beveiliging

Wij hebben passende maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Er zijn een beveiligingsbeleid en -maatregelen van kracht, die periodiek gecontroleerd en geüpdatet worden.

Cookies

Wat is een cookie?

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Welke soort cookies gebruiken wij?

Gebruik van permanente cookies
Met behulp van een permanente cookie kunnen wij je herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op jouw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef je niet steeds je voorkeuren te herhalen waardoor je dus tijd bespaart en prettiger gebruik van onze website kunt maken. Permanente cookies kun je verwijderen via de instellingen van je browser.

Gebruik van sessie-cookies
Met behulp van een sessie-cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website je met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je je webbrowser afsluit.

Google Analytics
Hot ITem maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om Hot ITem te helpen analyseren hoe je van de website gebruik maakt. De door de cookie gegenereerde informatie (met inbegrip van je IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om voor Hot ITem bij te houden hoe je de website gebruikt, rapporten over de website-activiteiten op te stellen voor Hot ITem en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal je IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Google en al haar dochterondernemingen, waaronder Google Analytics, houden zich aan de Privacy Shield-privacybeginsels en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Het plaatsen van deze cookies kun je weigeren, door je browser zo in te stellen dat je tijdens het volgende gebruik van de website geen cookies ontvangt. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen van cookies vind je in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van je browser.

Google Tag Manager
Met jouw toestemming maakt Hot ITem gebruik van een tracking-cookie (Google Tag Manager) waarmee wordt bijgehouden welke pagina’s je bezoekt, om zo een profiel op te bouwen van jouw online surfgedrag en daarmee aanbiedingen op maat te kunnen verstrekken. De informatie die door deze cookie wordt verzameld, wordt gedeeld met derde partijen. Dit betreft gegevens als naam, adres, telefoonnummer, email adres, IP-adres, zoek historie, browser informatie, demografische data, informatie over hard- en software en de gebruikte internet provider.

Recht op inzage en correctie of verwijdering van je gegevens

Je hebt het recht om te vragen om inzage van je gegevens. Ook heb je het recht om deze te laten verwijderen. Hiervoor kun je contact met ons opnemen. Om misbruik te voorkomen, vragen wij je daarbij om je te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens die gekoppeld zijn aan een cookie, dien je een kopie van de cookie in kwestie mee te sturen. Je kunt deze terugvinden in de instellingen van je browser.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan

Meer informatie over het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van je browser.

Bijwerken cookiebeleid

Dit cookiebeleid kan tussentijds worden aangepast om veranderingen en aansluitende gevolgen voor het verkrijgen en beheren van gegevens bekend te maken. We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de manier waarop we met gegevens omgaan en om de voorwaarden zoals beschreven in het cookiebeleid aan te passen en om die aanpassingen toe te passen op al jouw gegevens. Als je onze website bezoekt, ga je akkoord met de op dat moment geldende voorwaarden van het cookiebeleid.

Rechten

Je hebt verschillende rechten ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van je verwerken. Zo heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking ieder moment in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door ons. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je hebben in een computerbestand naar jou of een door jou genoemde derde te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar FG@hotitem.nl.

Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek. Mochten we deze termijn niet halen, dan laten we je dat zo snel mogelijk weten.

Wijzigingen

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens kunnen voortdurend veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer deze verklaring daarom regelmatig.

Laatste bewerking: mei 2019