PostNL: klaar voor de toekomst met Volume Forecasting Mail

Een belangrijke focus in de verdere digitalisering van PostNL is het project Volume Forecasting Mail (VFM), dat zich richt op het voorspellen van postvolumes en gepaard gaat met een digitale transformatie van het PostNL Mail IT–landschap. Het is een ambitieus project dat meerdere teams en afdelingen binnen en buiten PostNL raakt. Future Facts Conclusion heeft geholpen met het realiseren van een platform van waaruit voorspelde en gerealiseerde postvolumes gebruikt kunnen worden door ketenplanners om het postsorteerproces te optimaliseren.

Over PostNL

PostNL bezorgt al meer dan 200 jaar brievenpost in Nederland en is ook op het gebied van pakketbezorging een van de belangrijkste spelers in Nederland en de Benelux. Digitalisering is een zeer belangrijke pijler voor PostNL, en er wordt dan ook flink geïnvesteerd in de versnelling hiervan over alle lagen van de organisatie. Verder probeert PostNL zich te onderscheiden met extra diensten voor de consument, zoals de PostNL App waarin scans van brieven nog voor de bezorging te zien zijn, of de dienst Extra@Home, waarbij PostNL naast de bezorging van grote items ook de montage of installatie op zich neemt.

Context

Elke dag worden miljoenen poststukken gesorteerd in de verschillende postsorteercentra van PostNL. Deze bevinden zich in 6 verschillende steden: Amsterdam, Den Bosch, Den Haag, Nieuwegein, Rotterdam en Zwolle. Op ieder sorteercentrum staan sorteermachines van verschillende types, die op hun beurt geschikt zijn voor verschillende processen – dit worden ook wel logistieke producten genoemd. De post wordt in een of meerdere sorteerrondes klaargemaakt voor het voorbereidingsproces, waarna postbezorgers in het hele land ermee op pad gaan.

De afdeling Ketenplanning is verantwoordelijk voor het zo efficiënt mogelijk laten verlopen van het proces van collectie tot bezorging. Zij zorgen ervoor dat de beschikbare capaciteit in termen van mensen (postsorteerders) en middelen (sorteermachines) zo efficiënt mogelijk wordt benut. Hierbij is het van belang dat het verwachte volume dusdanig wordt ingepland dat de kans op vertraging wordt geminimaliseerd (we spreken van verzuip wanneer het geplande volume niet kan worden verwerkt in het oorspronkelijk geplande procesblok).

Uitdaging

Er komt veel kijken bij het maken van een goede planning. Een belangrijk onderdeel is de juiste koppeling van verschillende databronnen om informatie te verkrijgen, zoals orders van commerciële klanten (partijenpost), orderprognoses en tellingen van de sorteermachines.

Voor het koppelen van alle benodigde informatie om de planning te maken, werd altijd gebruikgemaakt van verschillende Excel-bestanden die via vele macro’s aan elkaar werden gekoppeld. De benodigde datasets bevonden zich in verschillende bronsystemen, waardoor Ketenplanning handmatig vele exports moest maken en in Excel moest invoeren. Op basis van business rules en de kennis en ervaring van de ketenplanners kwamen de planningen tot stand. Het was niet altijd duidelijk op basis waarvan bepaalde planhandelingen werden uitgevoerd en of deze correct werden teruggevoerd naar de bronsystemen.

Gewenste situatie

Op basis van de oude situatie zijn er drie wensen geformuleerd:

• Het gehele planproces dusdanig digitaliseren en automatiseren dat planningen efficiënter en accurater kunnen worden opgeleverd, zodat er meer kosten kunnen worden bespaard.
• Het gehele planproces dusdanig inrichten dat alle beslissingen op basis van de juiste, actuele data genomen kunnen worden en factbased onderbouwd kunnen worden, waarbij planhandelingen worden teruggevoerd naar de bronsystemen om verder van te kunnen leren.
• Het ontwikkelen en implementeren van Machine Learning-modellen om op basis van historische volumes toekomstige volumes accuraat te voorspellen en te gebruiken in het maken van planningen.

Daartoe is het project opgedeeld in twee onderdelen:

• De Volume Plan Applicatie (VPA): een applicatie met een gebruikersinterface waarin de planner kan werken.
• Volume Forecasting Mail (VFM): een platform dat dient als de enige bron van informatie voor VPA, van waaruit berichten worden verstuurd met informatie over volumes uit verschillende bronnen (met bijvoorbeeld orderinformatie of voorspellingen uit modellen).

Aanpak en oplossing

Future Facts Conclusion doet al jarenlang zaken met PostNL als het gaat om datagedreven bedrijfsvoering. Zo heeft het databedrijf het centrale datalake van PostNL helpen opzetten. Ook voor VFM is een beroep gedaan op de kennis en expertise vanuit Future Facts Conclusion.

In nauwe samenwerking met PostNL heeft Future Facts Conclusion het IT- en datalandschap geoptimaliseerd en een maatwerkoplossing gebouwd. De oplossing bestaat uit een AWS-native platform dat boven op het bestaande datalake is gebouwd en ervoor zorgt dat data uit verschillende bronsystemen wordt gecombineerd en omgezet in waardevolle inzichten. Naast de koppeling en verrijking van verschillende databronnen stelt het platform de Data Scientists van PostNL in staat om voorspelmodellen te ontwikkelen en met minimale overhead naar productie te brengen, zodat ketenplanners direct met het resultaat aan de slag kunnen.

Baten

Zowel Future Facts Conclusion als PostNL spreken van een geslaagd traject, waarbij heel goed wordt samengewerkt. De directe link tussen de technologische oplossing en de businessstrategie van PostNL is daarbij de crux. Er staat nu een duurzame, toekomstbestendige basis van waaruit verder kan worden gebouwd. Geen kant-en-klare SaaS-oplossing, maar maatwerk dat aansluit bij de ambitie van PostNL.

Meer informatie?

Wil je weten wat Future Facts Conclusion voor je organisatie kan betekenen op het gebied van Volume Forecasting Mail? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Plan je adviesgesprek