Leestijd: 4 minuten

In deze datagedreven economie is het voor je bedrijfsvoering en besturing van groot belang om te weten waar je staat en wat je kunt verwachten. Een gedegen data-analyse en het gebruik van in- en externe databronnen kunnen een goed beeld geven van de effecten van de te nemen besluiten. Maar hoe kom je tot de beste analyse en hoe weet je of het Analytics-model dat je wilt ontwikkelen ook echt een positieve bijdrage zal leveren?

Slagingskans bepalen

Zeker in deze tijd kun je niet zonder een goede onderbouwing van de risico’s van een Analytics-investering. Het is belangrijk de slagingskans helder in kaart te brengen aan de hand van verschillende criteria. Daarbij kun je ook leren van het verleden: welke data-analyses hebben om welke reden wel of niet bijgedragen aan een gezonde businesscase? Een slimme manier om dit te onderzoeken is aan de hand van de ‘7 criteria voor succes van Analytics-modellen’. Met deze methode toets je stapsgewijs of er een gezonde businesscase is voor je model. Zo wordt het mogelijk een gewogen beslissing te nemen over het al dan niet starten van je beoogde project.

Eerlijk is eerlijk: het klinkt simpel, maar het vergt de nodige expertise om een goede analyse te doen. Toch is het echt de moeite waard om deze verdiepingsslag te maken; de ervaring leert dat je bij een positieve uitkomst vrijwel verzekerd bent van een succesvol resultaat. Het is onmogelijk om in één blog uitgebreid stil te staan bij alle criteria, maar ik deel ze graag in vogelvlucht, samen met een aantal voorbeeldvragen die je helpen feitelijke informatie te verkrijgen over de criteria.

Criterium 1. Functionaliteit

Analyseer of het eindproduct helpt in de oplossing van het probleem.

Voorbeeldvragen:

  • Zijn de oorzaken van het probleem dat opgelost moet worden juist geïdentificeerd?
  • Kunnen de eindgebruikers werken met het eindproduct dat het project voor ogen heeft, zowel technisch als kwalitatief?
  • Is de gezochte oplossing proportioneel aan het gezochte resultaat? Of leidt het slechts tot een marginale verbetering?

Criterium 2. Organisatie & stakeholders

Analyseer of de juiste stakeholders op de hoogte en betrokken zijn.

Voorbeeldvragen:

  • Is hoger management gecommitteerd om van het project een succes te maken? Oftewel, wordt het project breed gedragen?
  • Zijn de eindgebruikers enthousiast over de voorgestelde oplossing?
  • Zijn de eindgebruikers bereid en in de mogelijkheid om tijd en energie te investeren in de bouw van het project?

Criterium 3. Brondata & governance

Analyseer of de benodigde data beschikbaar is om het eindproduct te ontwikkelen.

Voorbeeldvragen:

  • Hoe bruikbaar en betrouwbaar is de beschikbare data?
  • Hoe zorgvuldig wordt er binnen de organisatie met data omgegaan?
  • In welke systemen ligt de data vast en hoe makkelijk of moeilijk is de relevante data te ontsluiten?
  • Is er inzicht in de verschillende bronnen die gebruikt kunnen worden, zowel intern als extern?
  • Hoe wordt de veiligheid en stabiliteit van de data gewaarborgd en zijn daar processen voor ingericht?

Criterium 4. Privacy & ethiek

Analyseer of het eindproduct voldoet aan de AVG en van toepassing zijnde wetten en regelgeving.

Voorbeeldvragen:

  • Is het behoorlijk en transparant hoe er met persoonsgegevens van betrokkenen wordt omgegaan?
  • Rechtvaardigt het doel van het project het gebruik van de persoonsgegevens?
  • Worden de gegevens voor een niet alleen wettelijk, maar ook ethisch doel gebruikt?

Criterium 5. Businesscase

Analyseer of de waarde van het eindproduct voldoende duidelijk is.

Voorbeeldvragen:

  • Levert de investering in het project genoeg waarde op voor de organisatie; financieel, reputationeel, of voor een ander strategisch doel?
  • Is het helder voor betrokkenen welk onderdeel of welke onderdelen van de organisatie profiteren van het project?
  • Is van tevoren duidelijk in te schatten hoeveel kosten het project met zich meebrengt en zijn daar duidelijke afspraken over gemaakt?

Criterium 6. Model

Analyseer of het model of de methode bij de vraag past.

Voorbeeldvragen:

  • Zijn er mensen betrokken bij het project die kunnen inschatten welke werkwijze het meest waarschijnlijk tot een optimaal resultaat zal leiden?
  • Correspondeert de snelheid, efficiëntie en moeilijkheidsgraad van de gekozen oplossing met de gevraagde aanpak?
  • Is er een plan tot validatie? Het is vrijwel altijd verstandig om achteraf een check te doen op de werkwijze en implementatie van een nieuw project, om van te leren voor volgende projecten.

Criterium 7. Operationalisatie & implementatie

Analyseer of de bedrijfsstructuur en cultuur zich leent voor het eindproduct.

Voorbeeldvragen:

  • Is er consistent genoeg expertise in het bedrijf aanwezig om de gekozen oplossing te implementeren, te gebruiken en te onderhouden?
  • Hoe past de gekozen oplossing in de bedrijfsprocessen en is er nagedacht over aansturing en controleprocessen?
  • Worden de juiste mensen betrokken en is er capaciteit genoeg om aan het project te werken en het eindproduct te gebruiken?

Ondersteunde modellen

Het beoordelen van bovengenoemde succescriteria kan zowel voor- als achteraf. Voor het vooraf valideren van een model kun je gebruik van een haalbaarheidsmodel, dit wordt ook wel een haalbaarheidsstudie genoemd. Je kunt een model ook achteraf valideren, om de zuiverheid te controleren, of om te controleren of het beoogde resultaat daadwerkelijk bereikt is. Dit noemen we een validatiestudie en hierbij maak je gebruik van een validatietoets.

Hoe zorg je voor een goede analyse van de criteria?

Allereerst verzamel je de informatie die nodig is om elk van de genoemde criteria voldoende te kunnen beoordelen. Dit doe je door het stellen van gerichte vragen aan iedereen die betrokken is, en bekend is met de zaken die een rol spelen en kunnen spelen bij de haalbaarheid van een project.
Vervolgens maak je per criterium een inschatting van de significantie daarvan voor het specifieke project. De invulling, weging en samenhang van de elementen per project kunnen erg verschillen. Dit is het onderdeel waar expertise in het beoordelen van investeringen het zwaarst weegt.
Na de analyse volgt een eindbeoordeling, waarbij je de focus legt op de haalbaarheid, mogelijke aanpassingen en vervolgstappen.

Resultaat

Met deze aanpak kun je binnen twee tot drie weken al een helder beeld vormen van de haalbaarheid van je Analytics-investering. Ook kun je tussentijds en achteraf de businesscase monitoren, en controleren of de baten ook daadwerkelijk zijn geïncasseerd.

Wil je meer weten of heb je hulp nodig? Neem dan gerust contact met me op, ik denk graag met je mee.